Privacybeleid

Wie is verantwoordelijk voor je gegevens

De rolverdeling is belangrijk om te begrijpen wie waarvoor verantwoordelijk is.

Voor de ledendata die in KLUPP wordt beheerd (spelers, ouders, trainers, bestuursleden) is jouw voetbalCLUB de verwerkingsverantwoordelijke. De club bepaalt welke gegevens worden ingegeven en met welk doel. KLUPP (Kompleet Comm.V) treedt daarbij op als VERWERKER: wij verwerken die gegevens uitsluitend in opdracht en volgens de instructies van de club, op basis van een verwerkersovereenkomst.

Voor de werking van het platform zelf en voor het beheer van gebruikersaccounts (bijvoorbeeld je login, technische logs, facturatie aan de club) is KLUPP (Kompleet Comm.V) wel zelf de verwerkingsverantwoordelijke.

Heb je een vraag over je gegevens? Neem in de eerste plaats contact op met het bestuur van je club, want zij bepalen welke gegevens worden verwerkt. Voor vragen over het platform zelf kan je bij ons terecht via de contactgegevens onderaan.

• Uitbater en platformverantwoordelijke: Kompleet Comm.V (Belgie)
• Platform: KLUPP, klupp.app
• Rol bij ledendata: verwerker namens de club
• Rol bij accountbeheer en platformwerking: verwerkingsverantwoordelijke

Welke gegevens we verwerken

Afhankelijk van je rol in de club (speler, ouder, trainer of bestuurslid) verwerken we de volgende categorieen van persoonsgegevens. De meeste gegevens worden door de club of door jou zelf ingegeven. Voor minderjarige spelers worden de gegevens doorgaans ingegeven door een ouder of wettelijke voogd of door het clubbestuur.

• Identiteit: naam, e-mailadres, geboortejaar
• Lidmaatschap: ploeg of team, rol binnen de club, KBVB-nummer
• Sportieve gegevens: wedstrijd- en trainingsdata, aanwezigheden en beschikbaarheden
• Administratie: status van het lidgeld (betaald of niet)
• Communicatie: berichten en meldingen die via het platform worden verstuurd
• Technische gegevens: inloggegevens via magic-link, logbestanden voor beveiliging en goede werking
• Bijzondere gegevens: beperkte medische noodinformatie van (minderjarige) spelers, zie de aparte sectie hieronder

Medische noodinformatie (bijzondere categorie, Art. 9 AVG)

Deze gegevens verdienen extra aandacht en worden apart en met de grootste zorg behandeld. Het gaat om gezondheidsgegevens, een bijzondere categorie van persoonsgegevens onder artikel 9 van de AVG.

KLUPP laat toe dat een club beperkte medische NOODinformatie van spelers registreert, zodat een trainer of bestuurslid juist kan handelen in een noodsituatie. Het gaat uitdrukkelijk om beperkte noodinfo, niet om een volledig medisch dossier.

Deze gegevens worden alleen verwerkt op basis van de UITDRUKKELIJKE toestemming van de betrokkene of, voor minderjarige spelers, van de ouder of wettelijke voogd (artikel 9.2 a AVG). Je bent nooit verplicht deze informatie in te geven en je kan de toestemming op elk moment intrekken of de gegevens laten verwijderen, zonder gevolgen voor het lidmaatschap.

We nemen bijzondere beveiligingsmaatregelen voor deze gegevens: ze worden versleuteld opgeslagen (AES-256), de toegang is beperkt tot het bestuur en de betrokken coach, en elke inzage wordt gelogd.

• Voorbeelden van noodinfo: allergieen, noodmedicatie, gekende blessures, aanwezigheid van een medisch attest (ja of nee)
• Versleuteld opgeslagen met AES-256
• Toegang enkel voor bestuur en coach van de betrokken ploeg
• Elke inzage wordt gelogd (toegangslogging)
• Bewaring enkel tijdens de duur van het lidmaatschap

Minderjarige spelers

Een groot deel van de gebruikers van KLUPP zijn jeugdspelers. We gaan bewust en voorzichtig om met de gegevens van minderjarigen.

In Belgie ligt de leeftijd voor geldige digitale toestemming op 13 jaar (Wet van 30 juli 2018). Voor verwerkingen die op toestemming steunen en die een speler jonger dan 13 jaar betreffen, vragen we de toestemming van een ouder of wettelijke voogd. Dit geldt in het bijzonder voor de medische noodinformatie, die altijd op uitdrukkelijke toestemming steunt.

Het gewone ledenbeheer (naam, ploeg, aanwezigheden, lidgeld) steunt niet op toestemming maar op de overeenkomst met de club en op het gerechtvaardigd belang van de clubwerking. De gegevens van minderjarige spelers worden hierbij doorgaans ingegeven door een ouder, voogd of het clubbestuur.

Ouders en voogden kunnen op elk moment de gegevens van hun kind inkijken, laten verbeteren of laten verwijderen via het clubbestuur of via ons.

Waarom we je gegevens verwerken en op welke rechtsgrond

We verwerken persoonsgegevens alleen voor duidelijk omschreven doeleinden en telkens op basis van een geldige rechtsgrond uit de AVG.

• Ledenbeheer en de organisatie van trainingen, wedstrijden en aanwezigheden: op basis van de overeenkomst tussen jou (of je kind) en de club, en van het gerechtvaardigd belang van de club om de clubwerking te organiseren
• Communicatie tussen club, trainers, spelers en ouders: op basis van de overeenkomst en het gerechtvaardigd belang van een vlotte werking
• Opvolging van het lidgeld en, indien van toepassing, betalingen en boekhouding: op basis van de overeenkomst en van wettelijke (onder meer fiscale) verplichtingen
• Beheer van je account en de goede en veilige werking van het platform (magic-link login, beveiligingslogs): op basis van de overeenkomst en van ons gerechtvaardigd belang om het platform veilig te houden
• Medische noodinformatie van spelers: uitsluitend op basis van uitdrukkelijke toestemming (artikel 9.2 a AVG)

Wie je gegevens ontvangt (verwerkers en subverwerkers)

Binnen de club zijn je gegevens toegankelijk voor de personen die ze nodig hebben voor hun rol, zoals bestuursleden en trainers, telkens beperkt tot wat nodig is en tot hun eigen ploeg of club.

Om het platform te laten werken doen we een beroep op een beperkt aantal gespecialiseerde dienstverleners (subverwerkers). Zij verwerken gegevens uitsluitend in onze opdracht en onder een verwerkersovereenkomst. We verkopen je gegevens nooit en gebruiken ze niet voor reclame.

Al je gegevens worden binnen de Europese Unie opgeslagen. Waar een dienstverlener een moederbedrijf buiten de EU heeft (bijvoorbeeld in de Verenigde Staten), gebeurt elke doorgifte onder de standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses, SCC's) van de Europese Commissie, aangevuld met passende technische en organisatorische maatregelen.

• Neon: databankhosting (PostgreSQL), opslag in de EU-regio Frankfurt (Duitsland)
• Vercel: hosting van de applicatie, EU-regio
• Later mogelijk: een EU-e-mailprovider voor het versturen van meldingen en magic-link e-mails
• Eventueel later: een betaalprovider (bijvoorbeeld Mollie) voor de opvolging van betalingen
• US-bedrijven worden ingezet onder SCC's; de data zelf blijft in de EU

Hoe lang we je gegevens bewaren

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden hierboven, tenzij de wet een langere bewaring oplegt. Na afloop worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

• Ledendata: tot 5 jaar na je uitschrijving bij de club
• Medische noodinformatie: enkel tijdens de duur van het lidmaatschap, daarna verwijderd
• Betalings- en boekhoudkundige gegevens: 7 jaar, op basis van de fiscale bewaarplicht
• Communicatie via het platform: beperkt bewaard, in functie van de goede werking
• Technische en beveiligingslogs: kort bewaard, enkel zolang nuttig voor de beveiliging

Je rechten

Onder de AVG heb je een aantal rechten over je persoonsgegevens. Omdat de club voor de ledendata de verwerkingsverantwoordelijke is, richt je je voor die gegevens in de eerste plaats tot het clubbestuur. Voor gegevens waarvoor KLUPP zelf verantwoordelijke is (je account, platformlogs), kan je bij ons terecht. We helpen de club steeds om deze rechten correct in te vullen.

We beantwoorden je verzoek in principe binnen een maand. Aan het uitoefenen van je rechten zijn geen kosten verbonden, behalve bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken.

• Recht op inzage in de gegevens die we verwerken
• Recht op verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens
• Recht op verwijdering (het recht om vergeten te worden)
• Recht op beperking van de verwerking
• Recht op overdraagbaarheid van je gegevens
• Recht van bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang
• Recht om een gegeven toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit de eerdere verwerking ongeldig maakt

Klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit

Ben je niet tevreden over hoe je gegevens worden verwerkt, dan mag je altijd eerst contact opnemen met je club of met ons zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken.

Je hebt daarnaast steeds het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthouder, de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

• Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
• Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
• contact@apd-gba.be

Hoe we je gegevens beveiligen

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of misbruik. De maatregelen worden regelmatig geevalueerd en waar nodig bijgestuurd.

• Strikte scheiding per club (row-level security), zodat clubs elkaars gegevens niet kunnen zien (multi-tenant isolatie)
• Rollen en rechten op serverniveau (RBAC), zodat elke gebruiker enkel ziet wat bij zijn rol hoort
• Versleutelde opslag van medische noodinformatie (AES-256) met toegangslogging
• Beveiligde verbinding via HTTPS
• Aanmelden via magic-link, zonder wachtwoorden die kunnen uitlekken

Geautomatiseerde besluitvorming

KLUPP neemt geen beslissingen over jou die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen voor jou hebben. We doen ook niet aan profilering voor commerciele doeleinden.

Wijzigingen aan dit privacybeleid

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld na de juridische validatie voor de lancering of bij nieuwe functionaliteiten. De meest recente versie vind je altijd op klupp.app, met bovenaan de datum van de laatste wijziging.

Bij belangrijke wijzigingen brengen we je of je club hiervan op de hoogte via het platform of per e-mail.

Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of over je gegevens op het platform kan je ons bereiken via het contactkanaal dat op klupp.app wordt vermeld. Voor gegevens die door je club worden beheerd, richt je je in de eerste plaats tot het clubbestuur.

Let op: dit is een CONCEPT. De definitieve contactgegevens en, indien van toepassing, de gegevens van een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) worden voor de lancering ingevuld en bevestigd.

• Uitbater: Kompleet Comm.V (Belgie)
• Platform: KLUPP, klupp.app
• Contactkanaal voor privacy: in te vullen en te bevestigen voor de lancering