Gebruiksvoorwaarden KLUPP

1. Wie wij zijn en wat deze voorwaarden regelen

KLUPP is een online platform voor het beheer van (jeugd)voetbalclubs. Het platform is bereikbaar via klupp.app en wordt uitgebaat door Kompleet Comm.V (hierna KLUPP, wij of ons), een vennootschap naar Belgisch recht. De volledige identificatie- en contactgegevens vind je in de laatste sectie van deze voorwaarden.

Deze gebruiksvoorwaarden zijn van toepassing op elke club die een abonnement afneemt (hierna de club) en op elke persoon die het platform gebruikt (hierna de gebruiker), zoals bestuursleden, coaches, spelers en ouders. Door een account aan te maken of het platform te gebruiken, aanvaard je deze voorwaarden.

Voor alles wat te maken heeft met de bescherming van persoonsgegevens verwijzen we naar onze aparte privacyverklaring en, voor de gegevens die wij namens de club verwerken, naar de verwerkersovereenkomst tussen KLUPP en de club. Waar deze voorwaarden en die documenten elkaar overlappen, gelden ze samen en aanvullend. Bij tegenstrijdigheid over de verwerking van persoonsgegevens namens de club heeft de verwerkersovereenkomst voorrang.

2. Omschrijving van de dienst

KLUPP biedt een softwaredienst (SaaS) waarmee een voetbalclub haar dagelijkse werking digitaal kan beheren. De dienst wordt aangeboden via het internet en vereist geen installatie van eigen software.

De concrete functies kunnen in de tijd wijzigen, uitbreiden of verdwijnen. Wij mogen het platform blijven ontwikkelen en verbeteren. Wezenlijke wijzigingen die de kern van de dienst raken, communiceren we vooraf aan de club.

• Ledenbeheer: aansluitingen, ploegindeling, contactgegevens en KBVB-nummers.
• Wedstrijd- en trainingsbeheer: kalender, opstellingen, aanwezigheden en beschikbaarheden.
• Communicatie tussen bestuur, coaches, spelers en ouders.
• Opvolging van lidgeld en betaalstatus.
• Beperkte medische noodinformatie van (minderjarige) spelers, versleuteld opgeslagen en enkel toegankelijk voor bestuur en coach, met logging van elke inzage.

3. Account en toegang

Om KLUPP te gebruiken heb je een account nodig. Aanmelden gebeurt via een magic-link: je ontvangt een unieke inloglink per e-mail. Er zijn geen wachtwoorden. Je bent zelf verantwoordelijk voor de e-mailinbox waarmee je inlogt en voor het vertrouwelijk houden van je inloglinks.

Binnen elke club werkt KLUPP met rollen en rechten (bijvoorbeeld bestuur, coach, speler of ouder). Elke rol geeft toegang tot bepaalde gegevens en functies. De club bepaalt zelf welke rol aan welke persoon wordt toegekend en is verantwoordelijk voor een correcte toewijzing.

Merk je verdacht gebruik van je account of denk je dat iemand ongewenst toegang heeft, verwittig dan zo snel mogelijk de clubbeheerder en ons via de contactgegevens onderaan.

4. Toegelaten gebruik

Je mag KLUPP enkel gebruiken voor het legitieme beheer van de clubwerking en in overeenstemming met de wet, deze voorwaarden en de rechten van anderen.

• Geen misbruik: geen ongewenste toegang, geen omzeilen van beveiliging, geen storen of overbelasten van het platform.
• Geen onwettige of schadelijke inhoud: geen inhoud die aanzet tot haat, die intimiderend, lasterlijk of onwettig is.
• Geen onrechtmatige verwerking: gebruik persoonsgegevens van anderen enkel voor het doel waarvoor de club ze verzamelde.
• Geen technische inbreuk: geen reverse engineering, geen geautomatiseerd uitlezen (scraping) en geen kopieren van het platform buiten normaal gebruik.
• Geen doorverkoop: het platform of accounts niet doorverkopen of aan derden ter beschikking stellen zonder ons akkoord.

5. Rol en verantwoordelijkheden van de club (gegevensbescherming)

Voor de ledendata die zij via KLUPP beheert, is de club de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). KLUPP (Kompleet Comm.V) treedt daarbij op als verwerker die deze gegevens uitsluitend namens de club en volgens haar instructies verwerkt. De afspraken hierover (waaronder beveiliging, subverwerkers, bijstand en teruggave of verwijdering) staan in een aparte verwerkersovereenkomst tussen KLUPP en de club, die integraal deel uitmaakt van de contractuele relatie.

Voor haar eigen accountbeheer en de werking van het platform (bijvoorbeeld het aanmaken van accounts, beveiliging, facturatie en het verbeteren van de dienst) treedt KLUPP op als verwerkingsverantwoordelijke. Dat lichten we toe in de privacyverklaring.

De club draagt de eindverantwoordelijkheid voor de gegevens die zij invoert en voor de manier waarop haar leden en medewerkers het platform gebruiken.

• Juistheid van de gegevens: de club zorgt dat ingevoerde gegevens correct en up-to-date zijn.
• Rechtmatige grondslag: de club zorgt voor een geldige grondslag om de gegevens te verwerken en informeert haar leden hierover.
• Toestemmingen verzamelen: de club verzamelt zelf de nodige toestemmingen. Voor minderjarigen geldt in Belgie een digitale toestemmingsgrens van 13 jaar (Wet van 30 juli 2018); onder 13 jaar is ouderlijke toestemming vereist. Voor medische noodinformatie is een uitdrukkelijke toestemming vereist (artikel 9.2 a AVG).
• Correct rollenbeheer: de club kent rollen en toegangen zorgvuldig toe en trekt ze in wanneer iemand de club verlaat.
• Aanspreekpunt voor leden: de club behandelt als verwerkingsverantwoordelijke de vragen en rechten van haar leden (inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar), waar nodig met onze ondersteuning.

6. Bijzondere en medische gegevens

Via KLUPP kan de club beperkte medische noodinformatie van (minderjarige) spelers bijhouden, zoals allergieen, noodmedicatie, blessures en de vermelding of er een medisch attest is. Dit zijn gevoelige gegevens over gezondheid in de zin van artikel 9 AVG.

Deze gegevens worden versleuteld opgeslagen (AES-256). De toegang is beperkt tot bestuur en coach, en elke inzage wordt gelogd. De club voert deze gegevens enkel in wanneer daarvoor een uitdrukkelijke toestemming is verkregen (van de ouder(s) bij minderjarigen), en enkel voor het doel van veiligheid en gepaste hulp bij de clubwerking.

Deze medische noodinformatie wordt enkel bewaard tijdens het lidmaatschap. Verdere details over grondslag, bewaring en beveiliging staan in de privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst.

7. Verwerkers, subverwerkers en waar je data staat

Om de dienst te leveren doen wij een beroep op zorgvuldig gekozen technische dienstverleners die als (sub)verwerker optreden. De databank draait bij Neon (PostgreSQL, EU-regio Frankfurt) en de hosting bij Vercel (EU-regio). Voor e-mail en, in de toekomst, betalingen (bijvoorbeeld Mollie) kunnen bijkomende EU-dienstverleners worden ingezet.

De persoonsgegevens worden in de Europese Unie opgeslagen. Waar een dienstverlener een bedrijf buiten de EU betreft, gebeurt dit met passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (SCC's).

Een actuele lijst van subverwerkers en de bijhorende waarborgen wordt bijgehouden via de privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst. Nieuwe subverwerkers worden aan de club meegedeeld zoals in de verwerkersovereenkomst afgesproken.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beschermen.

• Multi-tenant isolatie per club via row-level security, zodat clubs elkaars gegevens niet kunnen zien.
• Server-side rollen en rechten (RBAC) die bepalen wie welke gegevens en functies mag benaderen.
• Versleutelde medische gegevens met logging van elke inzage.
• Beveiligde verbindingen (HTTPS) en aanmelden via magic-link, zonder wachtwoorden.
• Geen enkel systeem is volledig risicovrij. Merk je een beveiligingsprobleem, meld het ons dan via de contactgegevens onderaan.

9. Intellectuele eigendom

Het platform KLUPP, inclusief de software, de vormgeving, de teksten, de logo's en de merknaam, is en blijft eigendom van Kompleet Comm.V of haar licentiegevers. Niets in deze voorwaarden draagt intellectuele eigendomsrechten over aan de club of de gebruiker.

Je krijgt een beperkt, niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht op het platform voor de duur van het abonnement en binnen de grenzen van deze voorwaarden.

De gegevens die de club invoert (zoals ledendata en clubinhoud) blijven eigendom van de club. Wij gebruiken die gegevens enkel om de dienst te leveren en zoals beschreven in de privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst.

10. Abonnement, prijzen en betaling

De toegang tot KLUPP kan afhankelijk zijn van een betalend abonnement. De geldende prijzen, abonnementsformules en betaalvoorwaarden worden meegedeeld bij het afsluiten van het abonnement of op de website.

Facturatie en betaling gebeuren volgens de afgesproken periodiciteit. Tenzij anders vermeld, zijn de vermelde prijzen exclusief btw.

Bij niet-betaling na herinnering kunnen wij de toegang tot het platform opschorten. Wij lichten de club daarover vooraf in, zodat zij de nodige stappen kan zetten. Deze bepaling is een concept en moet nog worden afgestemd op het definitieve prijs- en betaalmodel.

11. Beschikbaarheid en geen garantie op ononderbroken werking

Wij doen redelijke inspanningen om KLUPP stabiel en veilig beschikbaar te houden. Toch kunnen we geen ononderbroken of foutloze werking garanderen. Er kunnen onderbrekingen zijn door onderhoud, updates, technische storingen of oorzaken buiten onze controle.

Gepland onderhoud dat de beschikbaarheid merkbaar raakt, proberen we vooraf aan te kondigen en waar mogelijk buiten de drukste momenten te plannen.

De dienst wordt geleverd in de staat waarin die zich bevindt en zoals beschikbaar, zonder verdergaande garanties dan wat dwingend recht oplegt.

12. Aansprakelijkheid

Wij zijn enkel aansprakelijk voor rechtstreekse schade die het gevolg is van een aan ons toerekenbare tekortkoming. Voor zover wettelijk toegelaten, is onze aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat de club in de twaalf maanden voor het schadegeval voor het abonnement heeft betaald.

Wij zijn niet aansprakelijk voor onrechtstreekse of gevolgschade, zoals verlies van gegevens door onjuiste invoer of onterecht rollenbeheer door de club, gemiste besparingen of reputatieschade.

Deze beperkingen gelden niet in geval van opzet of zware fout, noch voor schade die volgens dwingend recht niet kan worden uitgesloten of beperkt (zoals bepaalde schade aan personen). De club blijft zelf verantwoordelijk voor haar rol als verwerkingsverantwoordelijke, waaronder het verzamelen van geldige toestemmingen en het correct informeren van haar leden.

13. Duur, opzegging en einde van de dienst

Het abonnement loopt voor de overeengekomen periode en kan volgens de afgesproken voorwaarden worden opgezegd. De concrete opzegtermijnen worden bij het abonnement vastgelegd.

Wij kunnen de toegang opschorten of beeindigen bij een ernstige of aanhoudende inbreuk op deze voorwaarden, na de club daarop te hebben gewezen en, waar redelijk, een kans te hebben gegeven om dit recht te zetten.

Na het einde van het abonnement kan de club binnen een redelijke termijn een export van haar gegevens vragen. Daarna verwijderen of anonimiseren wij de gegevens die wij namens de club verwerken, behalve wat we wettelijk langer moeten bewaren (bijvoorbeeld betaal- en boekhoudgegevens gedurende 7 jaar om fiscale redenen). De bewaartermijnen staan in de privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst.

14. Wijziging van de dienst en van deze voorwaarden

Wij mogen het platform verder ontwikkelen en aanpassen, zoals beschreven in de sectie over de dienst.

Wij kunnen ook deze gebruiksvoorwaarden aanpassen, bijvoorbeeld door nieuwe functies, gewijzigde regelgeving of veiligheidsredenen. Wezenlijke wijzigingen delen we vooraf mee via het platform of per e-mail, met vermelding van de ingangsdatum.

Als je het platform blijft gebruiken na de ingangsdatum van een wijziging, aanvaard je de aangepaste voorwaarden. Ben je het niet eens met een wezenlijke wijziging, dan kan je het gebruik stopzetten volgens de opzegregels.

15. Overmacht

Wij zijn niet aansprakelijk voor het niet of laattijdig nakomen van onze verplichtingen wanneer dit het gevolg is van overmacht, dat wil zeggen omstandigheden buiten onze redelijke controle, zoals uitval bij externe leveranciers, storingen in netwerken of stroomvoorziening, cyberaanvallen of overheidsmaatregelen.

In zo'n geval doen we redelijke inspanningen om de gevolgen te beperken en de dienst zo snel mogelijk te herstellen.

16. Klachten en toezicht

Heb je een vraag of klacht over het platform, neem dan eerst contact met ons op via de gegevens onderaan. Vragen over jouw persoonsgegevens richt je in eerste instantie aan je club als verwerkingsverantwoordelijke, of aan ons voor wat wij als verantwoordelijke verwerken.

Ben je niet tevreden over hoe je persoonsgegevens worden verwerkt, dan heb je het recht om klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be.

17. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op deze gebruiksvoorwaarden en op het gebruik van KLUPP is het Belgisch recht van toepassing.

Geschillen die niet in onderling overleg kunnen worden opgelost, worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van het rechtsgebied waar Kompleet Comm.V is gevestigd, tenzij dwingend recht een andere rechtbank aanwijst. De exacte forumkeuze wordt in de definitieve versie bevestigd.

18. Contact

KLUPP wordt uitgebaat door Kompleet Comm.V (Belgie). Je bereikt ons via het platform klupp.app of via het contactadres dat op de website wordt vermeld.

In de definitieve versie van dit document worden de volledige identificatiegegevens (maatschappelijke zetel, ondernemingsnummer en btw-nummer) en een vast contact-e-mailadres opgenomen. Dit concept vermeldt bewust nog geen verzonnen gegevens.

LET OP: dit is een CONCEPT. Deze tekst moet voor de echte lancering nog door een jurist en/of DPO worden nagekeken en goedgekeurd.